IL CAMPING CA’ SAVIO METTE IL TURBO AL SISTEMA DI BOOKING

UN SISTEMA DI BOOKING PERFORMANTE

Il Camping Ca’ Savio, struttura ricettiva del veneziano, offre lo spazio per vivere le proprie vacanze immersi nella natura e vicino al mare sin dal 1961. La loro mission recita “Camping Ca’ Savio believes that your holiday is about an idea of freedom and having the time to forget time.”

Nell’ottica di tenere fede a questa filosofia di gestione, il Camping ha deciso di intraprendere un percorso di innovazione del proprio business improntato sul potenziamento dei servizi esistenti e sulla raccolta granulare di dati allo scopo di intraprendere iniziative di Marketing e Building Automation.

Le mani esperte degli sviluppatori di Interlogica sono intervenute nel percorso di trasformazione digitale del Camping valorizzando e ottimizzando gli aspetti tech legati all’iter di prenotazione e alle attività di gestione del back-office.

Non solo, perché a seguito dell’ampliarsi della struttura ricettiva stessa e della crescita del business con l’apertura di ulteriori zone di campeggio, la direzione ha voluto prendere in considerazione l’adeguamento del vecchio gestionale basato su tecnologia tradizionale. Talmente complesso e datato da rendere macchinosa la configurazione e la gestione delle prenotazioni non più in grado di supportare l’automatizzazione di alcuni processi di reportistica in ausilio utili per valutazioni commerciali e con funzionalità poco adatte alle nuove esigenze aziendali.

Si è scelto di procedere con un approccio di sviluppo Agile, che consente di sviluppare le funzioni per iterazioni, realizzandole a piccoli blocchi e solo ciò che effettivamente serve, accelerando di conseguenza il time to market. Grazie all’uso di Agile, il software è cresciuto secondo le esigenze concrete del business in continua trasformazione e con features utili al personale per svolgere in maniera più efficiente il proprio lavoro, aumentando contemporaneamente la Customer Satisfaction e la Customer Retention.

COMPLESSITÀ ADDIO

Il vecchio gestionale complesso e datato rendeva lungo e difficoltoso il lavoro degli addetti al back-office dilatando i tempi di attesa dei clienti. Il nuovo gestionale, garantisce la configurazione veloce dei flussi di lavoro attraverso un sistema a stepper, coadiuvando il lavoro in autonomia del back-office e, con un tempo di affiancamento molto ridotto si portano a termine prenotazioni, modifiche o aggiunte di servizi extra.

Il gestionale è stato concepito come un unico portale dal quale gestire tutto il processo di prenotazione, dal pre-booking (le prenotazioni effettuate prima della stagione di booking vera e propria), all’aggiunta di servizi, al controllo del “vuoto per pieno” (le zone del campeggio date in dotazione ad agenzie del turismo italiane e estere). C’è inoltre la possibilità di amministrare sia i clienti in fase di arrivo che quelli in fase di ripartenza velocizzando i servizi di check-in e check-out, e la presenza di un modulo che semplifica la gestione dei preventivi e il settaggio con diverse combinazioni di alloggi per favorire l’esigenza di permanenza dei clienti per periodi più prolungati.

CONTABILITÀ? NO PROBLEM!

Sviluppando il software a sprint incrementali si è giunti ad avere un sistema complesso, ma agile, cucito secondo le reali necessità d’uso. Sono state quindi integrate alcune funzionalità che vanno a estendersi in automatismi lato contabilizzazione e fatturazione.

Attraverso delle API create ad hoc, il software comunica sia con ricevitori e stampanti fiscali, che con le normali stampanti automatizzando non solo la registrazione contabile e la stampa degli scontrini, ma anche la consegna dei pass ai clienti contestualmente al check-in.

Nel contesto del sistema di gestione contabile sono state incluse anche altre funzionalità tra cui la creazione delle quietanze e un modulo per il processo di chiusura della cassa.

GESTIRE LE PRENOTAZIONI NON È MAI STATO COSÌ SEMPLICE

Problema: gestire la complessità di più strutture ricettive e al contempo coordinare le prenotazioni provenienti da fonti differenti, come ad esempio quelle delle agenzie di viaggio o degli uffici del turismo.

Per affrontare questo punto è stato impostato un lavoro metodologico preciso: si è deciso di usare di traslare in digitale lo strumento della board – tool di uso comune in ambito Agile – per rendere il sistema di prenotazione visivamente attraente, intuitivo, interattivo e facilmente modificabile.

Nel sistema colonne e righe indicano gli alloggi e le date. Ogni prenotazione è pensata come una sorta di post-it che è possibile spostare, ingrandire o modificare in modo tale che gli elementi si incastrino senza lasciare nulla di scoperto.

La board Mastro è connessa con tutti i gestionali esterni, in modo da aggiornarsi automaticamente e contestualmente alle prenotazioni di enti terzi; le agenzie utilizzano un loro sistema di booking in locale, ma, con questo nuovo sistema, per finalizzare la prenotazione viene richiamato il gestionale Mastro del Camping Ca’ Savio che conferma in tempo reale l’effettiva disponibilità dell’alloggio. Allo stesso modo, le prenotazioni effettuate dai clienti dal sito internet del Camping vengono smistate dal Mastro, indirizzate e comparate in real time per restituire una effettiva disponibilità.

Per rendere la board di facile gestione la distribuzione delle prenotazioni è stato assegnato ad ogni status un colore; se, ad esempio, il cliente salda in anticipo il soggiorno, il rispettivo post-it si aggiorna immediatamente con il colore di riferimento.

Un vantaggio enorme che permette di visualizzare in un unico spazio e con tempistiche immediate lo stato di occupazione degli alloggi, rendendo di conseguenza più veloce ed efficiente anche il servizio delle agenzie che godono di un check sincrono.