SMART OFFICE, L’EVOLUZIONE DEGLI SPAZI E METODI DI LAVORO

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ESIGENZA

Software per rilevare, monitorare e visualizzare, attraverso le directory e un’applicazione mobile, l’occupazione in tempo reale degli spazi in uso all’interno di grandi uffici.

BENEFICI

Ottimizzazione degli spazi di lavoro e, di conseguenza, un efficiente utilizzo di elettricità, aria condizionata o riscaldamento (sistemi HVAC), scrivanie e sale riunioni.

SMART OFFICE, L’EVOLUZIONE DEGLI SPAZI E METODI DI LAVORO

La trasformazione digitale sta contribuendo a cambiare le modalità di lavoro e richiede alle aziende di porre attenzione non solo ai processi interni, ma anche al luogo di lavoro che è sempre più ibrido e richiede un ri-design degli spazi aziendali.

Le modalità con le quali le persone si trovano ad operare son meno legate a un luogo fisico e a orari rigidi, ma non prescindono dalla frequentazione di un ufficio che deve rispondere meglio a queste mutate esigenze legate anche al fatto che è possibile accedere da qualsiasi luogo a risorse e informazioni aziendali.
Si sta quindi progressivamente configurando la diffusione del paradigma di digital workspace, che andrà a sostituire quello della postazione fisica tradizionale.

SMART OFFICE

I recenti avvenimenti legati alla pandemia e il naturale percorso di trasformazione dei luoghi di lavoro hanno reso necessario e impellente la trasformazione e l’adattamento degli spazi ufficio.
Il modo nuovo di approcciare il lavoro è orientato verso un contesto più mobile, distribuito e collaborativo nel quale le scrivanie di lavoro sono ripartite nello spazio e condivise da più persone contemporaneamente e le sale riunione diventano contesti più flessibili adibiti ad un utilizzo per esigenze specifiche.

Smart Office aggrega nuovi stili di lavoro (ad es. lo Smart Working) e una nuova organizzazione dello spazio (ambiente di lavoro distribuito) a una nuova configurazione delle postazioni di lavoro (open space e spazi “specializzati”):

  • cabine telefoniche per telefonate o video conferenze individuali
  • touchdown station cioè aree con tavoli ad altezza d’uomo e
  • sgabelli regolabili in altezza dove poter controllare le e-mail, fare brevi telefonate, lavorare con il portatile;
  • focus area chiuse e dotate di postazioni schermate per favorire silenzio e concentrazione, ecc.

IL PROGETTO

Il progetto mira a creare scrivanie di lavoro distribuite condivise da più utenti contemporaneamente e a ottimizzare l’uso delle sale riunioni.
Di cosa parliamo? La soluzione per lo Smart Office si concentra sullo sviluppo di un software in grado di monitorare e visualizzare, attraverso directory e applicazioni mobile, quanti spazi di lavoro sono realmente in uso all’interno di grandi uffici.
Ciò è possibile grazie ai sensori di movimento IoT collegati alle scrivanie e alle sale riunioni e al monitoraggio relativo all’utilizzo dell’elettricità.

LE TECNOLOGIE

L’attività di sviluppo si basa sul  ruolo fondamentale dell’IoT, integrato con:

  • un duplice e innovativo database
  • servizi di cloud computing di Amazon,
  • l’integrazione con i sistemi del cliente, vale a dire il sistema di prenotazione delle sale riunioni,
  • diversi linguaggi di programmazione.

Utilizzando i dati che provengono da tutte le applicazioni integrate, il software rende disponibile la visualizzazione di analisi dell’occupazione in tempo reale e in serie temporali – tutte le scrivanie sono dotate di sensori di movimento e di gestione elettrica – e le informazioni raccolte vengono visualizzate su directory, applicazioni mobile e nel desktop del Facility Manager.

La vera innovazione di questo progetto è rappresentata dall’audit che avviene giornalmente grazie alla tecnologia sottostante. In passato infatti, le metriche venivano acquisite dagli analisti esperti in modo occasionale e a campione. Anche se l’ufficio intelligente è un concetto che risale alla fine degli anni ’90, a quei tempi non si era ancora raggiunta una maturità tale da comprendere realmente l’utilità e l’importanza dell’audit e dei dati raccolti.

Per ottenere questi risultati vengono sfruttati i servizi di Coud Computing di Amazon per ottenere:

  •  Un’infrastruttura di elaborazione dati istantanea – IaaS, Infrastructure as a Service – a disposizione e gestita su Internet;
  • un servizio di database NoSQL (Dynamodb)

L’APPROCCIO

Un altro aspetto interessante del progetto è l’approccio cross-language, necessario per affrontare le diverse fasi di sviluppo:

  1. Java per lavorare sui sensori accoppiati con KURA (*)
  2. Javascript per la gestione di Aws Lambda (**)
  3. AngularJS per sviluppare la soluzione frontend (***)

L’adozione di una tecnica di sviluppo Agile come il Pair-programming (co-programmazione e condivisione di conoscenza) e l’utilizzo di test di regressione hanno mostrato di apportare del valore aggiunto: rapida individuazione dei problemi e altrettanto veloce soluzione e eliminazione dal radar di problemi di sviluppo critici.

(*) Kura è il software che opera su un Raspberry per cui sono stati creati moduli ad hoc da collegare ai sensori.

(**) AWS Lambda è una piattaforma di elaborazione serverless, fornita da Amazon e parte integrante di Amazon Web Services. Si tratta di un servizio di elaborazione dati che esegue il codice in risposta ad input e gestisce automaticamente le fonti di elaborazione interrogate dal codice.

(***) AngularJS è un framework di applicazioni front-end, open-source e in JavaScript gestito principalmente da Google e da una comunità di individui e di aziende in grado di affrontare molte sfide tipiche delle fasi di sviluppo delle applicazioni più semplici.

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